30 formules de politesse pour vos e-mails

À quoi sert la formule de politesse dans un e-mail ?

Quoi qu’on en dise, tout écrit est codifié. Ce que je veux dire, c’est que tout écrit fonctionne avec des codes et des règles  plus ou moins implicites et il est toujours mal vu de ne pas les respecter. Les e-mails bien que moins codifiés que le format lettre n’échappent pas à cette règle.

Pourquoi faut-il terminer ses e-mails par une formule de politesse ? Un e-mail n’est rien d’autre qu’une conversation à distance. Imaginez-vous quitter une conversation brutalement sans saluer ni prendre congé ? Je veux croire que non. Pour un e-mail c’est pareil. La formule de politesse vous permet tout simplement de conclure votre message avec savoir-vivre et politesse. Elle vous permet de quitter votre interlocuteur en le laissant sur une bonne impression. Ceci est valable quel que soit le destinataire de votre message : votre patron, un ami, un service client…

La formule de politesse doit être adaptée à la personne à qui vous écrivez mais elle doit toujours être présente.

Comment choisir votre formule de politesse ?

Pour bien choisir sa formule de politesse, il faut tenir compte de deux critères :

• La qualité du destinataire

À qui écrivez-vous ? En effet, on n’emploie pas le même ton lorsqu’on écrit à son patron et lorsqu’on écrit à son père ou encore à sa femme. Selon ce destinataire, vous allez choisir la formule de politesse adéquate. Le risque, si vous ne tenez pas compte de cet aspect, c’est de choisir une formule trop familière pour votre interlocuteur ou à l’inverse, quelque chose de trop formel alors qu’il s’agit d’un proche ou d’un ami.

• Le contexte de l’échange

Tenez compte également du contexte de la conversation. S’agit-il d’un contexte professionnel ou amical ? S’agit-il d’un premier mail ou de la suite d’une longue conversation ?

Quelques règles de base

Au-delà de l’expression choisie, il y a quelques règles de présentation de base à respecter concernant la formule de politesse :

• La formule de politesse termine le mail et se trouve après la phrase de conclusion et juste avant la signature
• Elle se termine par une virgule et non par un point
• Si la conversation comporte plusieurs mails, la formule de politesse peut concerner seulement le premier et le dernier mail. Pour les autres, lorsque la conversation suit son cours, inutile de terminer chaque mail par « cordialement ». Cela peut même être un peu « lourd ».

Les formules de politesse pour un e-mail formel

On considère que le contexte de votre mail est formel quand vous vous adressez à un supérieur hiérarchique (mails professionnels), à une administration, à un DRH etc.

En fait, cela concerne les situations où aucune familiarité n’est permise et où la communication est très codifiée. Dans ces cas là, les formules adaptées sont :

• Salutations distinguées
• Salutations respectueuses
• Sincères salutations
• Salutations
• Cordiales salutations
• Sincèrement
• Bien sincèrement
• Respectueusement

À savoir :

• Parmi cette liste, les trois premières formules me paraissent les plus pertinentes.
• Attention à l’adjectif « sincère » pas toujours adapté au contexte
• Éviter les formules trop longues et trop étriquées comme « je vous prie d’agréer mes salutations distinguées » qui ne conviennent pas pour un e-mail.

 

Les formules de politesse neutres

Lorsque le contexte est plus neutre (mail à un collègue ou un client, relation impersonnelle avec un service client …), vous pouvez utiliser les formules suivantes :

• Cordialement
• Bien cordialement
• Très cordialement
• Bien à vous
• Meilleures salutations
• Au plaisir de… (vous lire, vous revoir, collaborer etc.)

À savoir :

• La formule « Cordialement » est une valeur sûre à utiliser sans modération ;
• La formule « Bien à vous » autrefois très utilisée est aujourd’hui en perte de vitesse.«Bien à vous», vraiment? Elle est censée être l’équivalent de « À votre service » et serait un calque de l’expression anglaise « Sincerely yours ». Toutefois, on lui reproche de ne pas être très claire ou d’introduire trop de proximité avec l’interlocuteur (on parle même de connotation érotique !) Personnellement, je vous conseille de l’éviter ou de la réserver à un contexte plus familier.

Les formules familières

On peut utiliser des formules plus informelles lorsqu’il s’agit d’un contexte plus familier, c’est-à-dire lorsqu’on s’adresse à un ami, à un membre de sa famille ou un collègue proche.

• Cordialement
• Bien cordialement
• Très cordialement
• Bien à vous / Bien à toi
• À bientôt
• Amitiés
• Amicalement

À savoir :

• Ne soyez pas étonnés de retrouver la formule « Cordialement » car elle s’adapte à un contexte neutre comme à un contexte plus familier. C’est justement ce qui fait sa force !
• Comme dit précédemment, « Bien à vous/à toi » convient lorsque vous vous adressez à un proche.

 

Une place pour la spontanéité

Si vous êtes dans un contexte informel voire familier, vous pouvez faire preuve de plus de spontanéité et utiliser une formule moins codifiée. C’est l’avantage du mail sur le papier !

Ainsi, si et seulement si le contexte le permet, vous pouvez utiliser des formules telles que :

• Bonne matinée
  
• Bonne journée
  
• À plus
  
• Bonne continuation
  
• Excellente fin de semaine etc.

Vous pouvez aussi utiliser l’humour ou les «private joke» si la relation avec votre interlocuteur et le contexte de la conversation – j’insiste sur ce point – le permettent.

Formules de politesse drôles pour vos mails :

• On se tient au jus
• Garde la pêche
• À plus dans le bus
• I’ll be back

Pensez aussi aux expressions, aux dictons, aux paroles de chanson ou de films.

Utilisez votre imagination !

À bannir

Quelques pratiques à bannir, quelque soit le contexte :

• Le langage sms est clairement à éviter, peu importe le contexte. Même dans un mail à un ami, faites l’effort d’écrire les mots en entier ! Écrivez « Cordialement » en toutes lettres et non pas « Cdlt ».
• N’écrivez pas en majuscules, ni dans la formule de politesse, ni dans le corps du mail.
• Évitez les formules de politesse à rallonge. Un mail bien rédigé est un mail efficace. Inutile de se perdre dans des formules longues et alambiquées.
• Évitez les phrases cavalières qui traduisent un ordre et pas une demande. Exemple : « Merci d’avance pour votre réponse ».

• Évitez les formules négatives qui n’ont pas un bon impact sur le lecteur. Exemple : « N’hésitez pas à me contacter ».
• Certaines formules sont à éviter dans tous les cas : bonne réception (inutile), bisous.
• N’utilisez pas d’émoticônes !